Jakie będzie biuro przyszłości? O ile za 30 czy 50 lat będą jeszcze istniały jakieś biura. Bez wątpienia będą to obiekty inteligentne i ekologiczne. Już teraz przestrzeń biurowa bez inteligentnych instalacji przestaje być atrakcyjnym towarem na rynku nieruchomości. Zastosowanie w biurze systemów inteligentnego budynku pozwala na stworzenie zdrowego, komfortowego, ergonomicznego i bezpiecznego środowiska pracy. W nieodległej przyszłości stanie się  ono niezbędnym minimum.

Nowoczesna przestrzeń biurowa musi być doskonale wentylowana i klimatyzowana. Musi posiadać odpowiednią (regulowaną, elastycznie dostosowującą się do potrzeb) temperaturę i właściwe oświetlenie, skuteczne systemy bezpieczeństwa (przeciwpożarowe, kontroli dostępu, monitoringu) oraz niezawodny system informatyczny. Wszystkie urządzenia powinny być zintegrowane w ramach jednego systemu BMS. Tak, by zapewnić wygodę zarządzania, optymalizację zużycia energii i skuteczną kontrolę pracy wszystkich systemów. Innymi słowy poza parametrami technicznymi nowoczesne biuro musi być sprawnie zarządzane.

Chore biuro – chora firma

Teoretycznie do konieczności inwestowania w ochronę przeciwpożarową, system informatyczny, monitoring czy kontrolę dostępu nikogo nie trzeba przekonywać. Niestety, w praktyce ciągle jeszcze nie jest powszechne zrozumienie potrzeby zapewnienia zdrowych i komfortowych warunków pracy. Postrzega się je w kategoriach „zbytku”, gdy w rzeczywistości przekładają się one na realne straty lub korzyści finansowe dla firmy.

Wiele biur w Polsce w dalszym ciągu przypomina boksy dla gryzoni. Stłoczone na niewielkiej przestrzeni meble i upchnięci pomiędzy nimi ludzie, wentylacja grawitacyjna, brak sprawnej regulacji temperatury, a w roli klimatyzacji nabiurkowy wiatrak.

Tymczasem od lat mówi się o syndromie chorego budynku (Sick Building Syndrome). Jeżeli pracownicy lub klienci uskarżają się na bóle głowy, gardła, wysuszenie skóry, mdłości, szybkie męczenie się, a ich przyczyna jest trudna do jednoznacznej identyfikacji, to możemy mieć do czynienia z chorym budynkiem. I chorą firmą, bo to, czy firma zapewnia pracownikom zdrowe i komfortowe warunki w miejscu pracy, pośrednio świadczy o jej kondycji.

Zdrowe biuro to wizytówka zdrowej firmy. I inteligentnej nie tylko na poziomie technologii, ale też decyzyjnym. Zrozumienia faktu, że brak komfortu czy wręcz niezdrowa przestrzeń biurowa, to obniżona wydajność, częstsze choroby, spadek motywacji. Wszystko razem oznacza dodatkowe koszty, których można było uniknąć. Wystarczyłoby zadbać o podstawę, czyli jakość powietrza.

Biurowa prognoza pogody

Przyczyną choroby budynku, a pośrednio dolegliwości nękających jego użytkowników, jest najczęściej zła jakość powietrza. Chodzi tutaj o zanieczyszczenia mechaniczne, chemiczne i biologiczne lub zbyt mała wydajność systemu wentylacyjnego.

W tradycyjnym biurze trudno stwierdzić, czy parametry powietrza są dobre, czy złe, bo… zazwyczaj nie ma żadnych urządzeń pomiarowych. Tymczasem wystarczy nieco bardziej zaawansowana stacja pogodowa, by mieć dostęp do bieżących pomiarów wilgotności, temperatury czy stężenia dwutlenku węgla w powietrzu. Urządzenie pomiarowe działające w systemie BMS pozwala nie tylko na stwierdzenie niekorzystnego stanu, ale też automatyczne podjęcie działań w celu zmiany warunków na lepsze (np. mechaniczne uchylenie okien, czy podniesienie wydajności wentylacji).

Podobnie ma się sytuacja z temperaturą i oświetleniem. Warunkiem poczucia komfortu i optymalizacji zużycia energii jest możliwość łatwej regulacji lub automatyczne dostosowywanie parametrów do zmieniających się potrzeb i warunków pogodowych. Na przykład zmiana natężenia światła naturalnego wywołuje automatyczną zmianę natężenia światła sztucznego. Dzięki temu zapewnione zostaje niezmienne oświetlenie pomieszczenia niezależnie od pory dnia. W analogiczny sposób może być utrzymywana stała temperatura i wilgotność w pomieszczeniach.

Im bardziej zaawansowany i lepiej dostrojony do potrzeb użytkowników system BMS, tym mniej czynności trzeba wykonywać „ręcznie”, a więcej schematów postępowania jest realizowanych automatycznie przez odpowiednie algorytmy.

Sceny w sali konferencyjnej

Określenie „scena” lub „scenariusz” często pojawia się w opisach systemów inteligentnego budynku. To zestaw ustawień (np. oświetlenia, temperatury, wentylacji, dźwięku i innych parametrów), które zostały dopasowane i zestrojone w ramach jednego scenariusza. Na przykład scenariusz „Pobudka” może składać się z automatycznego włączenia budzika, zapalenia światła, odsłonięcia rolet, napuszczenia wody do wanny, zaparzenia kawy i włączenia odpowiedniej muzyki czy stacji radiowej. Wachlarz zdarzeń i ich następstwo zostały wcześniej zaprogramowane i można je uruchomić jednym kliknięciem lub uruchomią się same w zadanym wcześniej momencie (porze dnia, dniu tygodnia czy innym, dowolnie wybranym momencie).

Podobne sceny można generować w przestrzeniach biurowych, dopasowując je do oczekiwań i preferencji pracowników lub klientów. Można przeanalizować zachowanie klienta i przy następnym spotkaniu dopasować przestrzeń tak, by czuł się w niej komfortowo i bezpiecznie. Albo – choć wydaje się to groteskowe, ale nie jest niemożliwe – wręcz przeciwnie: wysłać mu pozawerbalny komunikat, że nie jest tu mile widziany. Możliwości aranżowania sytuacji i przekazywania nie wprost emocji i komunikatów ogranicza tylko wyobraźnia.

Dyskretna kontrola w zieleni

Wykorzystanie biurowej automatyki nie sprowadza się tylko do sterowania temperaturą, oświetleniem, klimatyzacją, podnoszeniem i opuszczaniem rolet. Zautomatyzowana przestrzeń biurowa, to także komfort i poczucie bezpieczeństwa. Automatyka pozwala na sprawny monitoring przestrzeni biurowych i dyskretną kontrolę dostępu do określonych stref w biurze. Dość oczywista zamiana kluczy na karty pozwala w wygodny sposób określać i zabezpieczać lub umożliwić dostęp konkretnych osób do wybranych pomieszczeń, sprzętu (np. drukującego), aplikacji i każdego innego urządzenia należącego do klasy IoT (Internet of Things).

Odpowiednia lokalizacja urządzeń kontroli dostępu w połączeniu ze starannie zaprojektowanym wystrojem wnętrz pozwala uniknąć wrażenia przebywania w „zakładzie zamkniętym”, a jednocześnie w pełni panować nad sytuacją.

Najlepszy efekt uzyskuje się wtedy, gdy nie tylko systemy bezpieczeństwa, ale cała zaawansowana technologia jest dobrze „zaszyta”. Nie rzuca się w oczy, a o swoim istnieniu daje znać poprzez zachodzące w otoczeniu zmiany. Zamiast ekscytować się najnowszym modelem komputera czy drukarki, lepiej zadbać o stworzenie zielonej wyspy, skolonizowanej zdrowo wyglądającymi roślinami. W końcu ich istnienie jest najlepszym dowodem „zdrowia” przestrzeni biurowej.

Gadżety mają znaczenie

Koniecznym dopełnieniem zautomatyzowanej, zdrowej i bezpiecznej przestrzeni są gadżety. Na przykład przy wejściu do biurowca klient może otrzymać darmową aplikację na smartfona, która we współpracy z niewidocznymi beaconami zamieni telefon w przewodnika po budynku, zaanonsuje spotkanie, przypomni personalia człowieka, z którym za moment się spotkamy, etc.

Nie zaszkodzi też, żeby ekspres do kawy reagował na polecenia głosowe, a winda mówiła „Dzień dobry” w sześciu językach i trafiała w ten, którym posługuje się pasażer. A kiedy idąca na spotkanie osoba zajrzy „przypadkiem” do pomieszczenia jednego z menadżerów, powinna zobaczyć zapracowaną osobę w wygodnej pozycji półleżącej, zapewnianej przez hiper ergonomiczne stanowisko pracy firmy Altwork.

To tylko kilka wybranych przykładów z ogromnej gamy możliwości. Technologia wkracza do biur już nie tylko pod postacią elektronicznych długopisów, ale także rozwiązań ze sfery z AR (Augmented Reality, rzeczywistości rozszerzonej) i VR (Virtual Reality, rzeczywistości wirtualnej). Awatar szefa, zamiast człowieka z krwi i kości, jest coraz bliższy urzeczywistnienia. Trwają też intensywne prace nad biurowymi cobotami, czyli robotami towarzyszącymi.

Czy te wszystkie urządzenia wpływają na jakość i wydajność pracy biurowej? Trudno jednoznacznie zawyrokować. Nie ulega natomiast wątpliwości, że budują pozytywne pierwsze wrażenie i podnoszą wymiernie prestiż firmy.