Pojęcie utrzymania ruchu kojarzy się zazwyczaj z produkcją przemysłową. Jeżeli jednak przejrzymy podstawowe zadania SUR, to znajdziemy wiele analogii do utrzymania technicznego budynków – biurowców, centrów handlowych czy hal sportowo-widowiskowych. Generalna różnica polega na odmiennym charakterze produktu końcowego: w biurowcu jest nim satysfakcja użytkowników. Biurowe utrzymanie ruchu ma na celu zachowanie ciągłości dostarczania pozytywnych doświadczeń. Oczywiście nie chodzi o skrajny idealizm, lecz o stymulowanie pracowników do większej wydajności.

Jeżeli w ten sposób potraktować działania służb zajmujących się technicznym utrzymaniem budynków, łatwo wychwycić oczywiste podobieństwa z klasycznym utrzymaniem ruchu. Pierwszym, być może najważniejszym z nich, jest koncentracja sił oraz środków na tym, aby uniknąć jakichkolwiek przestojów.

Co może zepsuć się w biurowcu?

Pierwszym warunkiem, jaki należy spełnić, aby uchronić się przed awarią, jest identyfikacja najbardziej awaryjnych systemów i urządzeń. Lista tego, co może się zepsuć w biurowcu jest długa. Na potrzeby tego artykułu interesują nas te obszary, które bezpośrednio i w trybie natychmiastowym rzutują na poczucie komfortu oraz poziom satysfakcji użytkowników. Z tego punktu widzenia najbardziej interesujące są następujące typy awarii:

• przerwy w dostawach energii elektrycznej – jeżeli są spowodowane czynnikami zewnętrznymi, mogą stać się okazją do spektakularnego pokazu działania zasilania awaryjnego – jeżeli nie zadziała zasilanie awaryjne lub przyczyna jest wewnętrzna, blackout wystawia bardzo złe świadectwo działaniu służb technicznych,
• awarie wind i schodów ruchomych – wywieszka „awaria schodów ruchomych” czy krótkotrwałe zatrzymanie między piętrami, które zazwyczaj nie stwarza większego zagrożenia, może zepsuć pracowicie budowany wizerunek nowoczesnego i komfortowego biurowca,
• awarie systemów HVAC – ich uciążliwość zależy w głównej mierze od czasu trwania oraz stanu pogody w momencie awarii, np. awaria klimatyzacji trwająca dwie czy trzy godziny może przejść bez wpływu na funkcjonowanie biurowca lub… doprowadzić do przerwania pracy użytkujących go firm,
• awarie systemów kontroli dostępu – jeżeli biurowiec użytkują firmy generujące intensywny ruch osobowy, problem może okazać się wręcz strategiczny,
• awarie automatyki parkingowej – posiadają wielki potencjał generowania i eskalowania negatywnych emocji – zarówno wśród użytkowników, jak też gości biurowca,
• awarie kanalizacji sanitarnej i sprzętu w aneksach kuchennych – choć niegroźne i zdawałoby się marginalne, to bardzo dobrze budują oraz jeszcze lepiej (w przypadku awarii) niszczą dobry wizerunek obiektu i zaufanie do służb odpowiedzialnych za jego utrzymanie.

Obchody, przeglądy okresowe i naprawy

Gdy już wiemy, gdzie coś może się zepsuć, możemy starać się temu zapobiec. Podstawą sukcesu, czyli utrzymania w ruchu i sprawności newralgicznych systemów budynkowych, jest wiedza o tym, w jakim stanie znajdują się poszczególne urządzenia. Ważnym instrumentem pozyskiwania tej wiedzy są okresowe przeglądy. Część systemów krytycznych (np. zasilanie czy windy) objęta jest kontrolami wynikającymi z przepisów ogólnych. Kontrole i przeglądy pozostałych systemów – np. regularne czyszczenie klimatyzacji – zależą od decyzji zarządcy. Im mocniej tniemy koszty serwisu, tym większa szansa, że system zawiedzie akurat wtedy, gdy będzie najbardziej potrzebny (np. klimatyzacja w czasie upałów).

Nieodzowne są też regularne, dobrze zaplanowane obchody oraz kontrole prowadzone przez pracowników obsługi technicznej. Czym wyższy poziom automatyzacji, tym mniej chodzenia, a przede wszystkim szybsza lokalizacja miejsca awarii i szybsze jej usunięcie. Wszystko po to, aby zapewnić ciągłość wytwarzania satysfakcji użytkowników. Sprawnie działające systemy dają poczucie bezpieczeństwa, budują pozytywny wizerunek firmy na potrzeby promocji zewnętrznej, a także tej adresowanej do własnych pracowników.