Zazwyczaj pada pytanie o to, ile metrów kwadratowych należy przeznaczyć na jednego pracownika biurowego. Dla firm z sektora FM znacznie ważniejszym zagadnieniem jest ustalenie, ilu pracowników będzie potrzebnych do utrzymania technicznego biurowca? Postaramy się zwrócić uwagę na to, jakie czynniki decydują o liczbie pracowników technicznych. Chcemy też podkreślić kluczowe znaczenie wyboru typu konserwacji i jej wpływu na utrzymanie ruchu w biurowcu.

Na początek należy postawić sobie pytanie o najważniejsze czynniki, które decydują o liczbie koniecznych do zatrudnienia pracowników obsługi technicznej.

Duży biurowiec wymaga dużej ekipy technicznej?

Ta prawidłowość wydaje się oczywista i niepodważalna. I rzeczywiście, do pewnego stopnia odpowiada rzeczywistości. Im więcej kilometrów okablowania, przewodów kanalizacyjnych oraz wentylacyjnych, tym więcej miejsc, w których może dojść do awarii – tym większego wysiłku wymaga jej zlokalizowanie. Ten sam mechanizm zachodzi w przypadku namnażania urządzeń wchodzących w skład różnych systemów budynkowych. Każdy element automatyki to potencjalne miejsce awarii. Wraz ze wzrostem liczby takich miejsc, rośnie prawdopodobieństwo wystąpienia awarii. Jednak nie jest to miara absolutna. Na liczbę faktycznie zaistniałych awarii bardzo istotny wpływ mają również inne czynniki, z których najważniejsze to:

• jakość sprzętu – sprzęt pochodzący od renomowanych producentów (gwarantowana jakość), odpowiednio dobrany do wykonywania określonych zadań jest droższy w zakupie, ale za to znacznie mniej awaryjny, co pozwala zaoszczędzić na kosztach serwisu;
• jakość instalacji – czynnikiem równie ważnym jak jakość sprzętu jest jakość instalacji: ewentualne błędy popełnione przez wykonawcę robót instalacyjnych mogą przełożyć się na kosztowne awarie;
• intensywność eksploatacji – planując przeglądy serwisowe i ewentualne awarie nie można nie brać pod uwagę intensywności eksploatacji, która jest szczególnie ważna w przypadku wszelkich elementów mechanicznych.

Wracając do początkowego pytania, należy odpowiedzieć twierdząco: duży biurowiec wymaga dużej ekipy technicznej do zapewnienia bezawaryjnej pracy. Jednak z zastrzeżeniem, że będzie ona tym większa, im niższej jakości materiały i urządzenia zastosujemy do budowy systemów budynkowych. Bardzo wiele zależy też od tego, jaki system konserwacji wybierzemy.

Jak konserwować, żeby utrzymać bezawaryjną pracę systemów?

Służby utrzymania ruchu mają do wyboru przynajmniej trzy modele utrzymania ruchu:

• konserwacja reakcyjna – dochodzi do awarii, przyjeżdża ekipa serwisowa, usuwa awarię i do następnej awarii mamy spokój;
• konserwacja prewencyjna – ustala się plany konserwacji, jakie są oparte na zaleceniach producenta, analizie danych i zdarzeń historycznych oraz doraźnych kontrolach, prowadzonych przez pracowników utrzymania technicznego;
• konserwacja predykcyjna – wymaga zastosowania bieżącego monitoringu, który pozwala oprzeć reakcje serwisowe na faktycznym, a nie domniemanym (np. wynikającym z liczby przepracowanych godzin czy po prostu z planu konserwacji) stanie maszyn i urządzeń.

Choć konserwacja reakcyjna jest stosunkowo droga i nie chroni przed awariami (ma zupełnie inny cel), to ciągle jeszcze bywa dość chętnie wybieranym modelem obsługi systemów budynkowych. W nowocześnie zarządzanych obiektach dominuje konserwacja prewencyjna: okresowe kontrole, przeglądy i zabiegi konserwacyjne są dość skuteczną formą zapobiegania awariom.

Rzadko zwraca się uwagę na fakt, że znacząca część opisanych działań nie jest niezbędna, by nie powiedzieć, że kompletnie niepotrzebna, bo dotyczy maszyn i urządzeń, które mogą jej nie potrzebować. Kłopot w tym, że trudno tego dowieść – trudno poznać faktyczny, aktualny stan systemu czy maszyny. Zdobycie takich danych wymaga zastosowania monitoringu pracy maszyn w czasie rzeczywistym. Nie jest to zadanie niewykonalne, lecz jeszcze bardzo kosztowne: ekonomicznie uzasadnione bywa w przypadku dużych zakładów przemysłowych i tzw. maszyn krytycznych (od których zależy ciągłość całego procesu produkcji). W przypadku utrzymania ruchu w biurowcu konserwacja predykcyjna nie jest raczej stosowana. A właściwie nie była do momentu pojawienia się urządzeń, maszyn i przedmiotów klasy IoT (Internet of Things). Internet rzeczy tworzy realną szansę na pełne zastosowanie predictive maintenance w biurowcach – na skuteczne przewidywanie awarii zanim do nich dojdzie.